KEPFlow Yönetim Sistemi, KEP servis sağlayıcınınız ile kurumsal entegrasyon çözümü kullanarak gelen kep iletilerinin arşivlenmesi, adres bazlı sınıflandırması, kurum içi dağıtımı, yanıt hazırlanması ve raporlanması amacıyla sunulan katma değerli bir çözümümüzdür.
Kuruluş kayıtlı e-posta adresi sorumluları (KPAS) ve imzalama sorumluları için bir ortam sağlanmaktadır. Ayrıca bu sistemi kuruluşların avukat veya danışmanlığına başvurabileceği kişilerin de kullanabilmesi mümkün olmaktadır.
İmzalama işlemleri mobil imza ve/veya elektronik imza sertifikası (NES) ile olabilecek şekilde kurgulanmıştır.

KepFlow iş akışı 5 ana parçadan oluşur.

  • KEP Mail Notification Modülü: KEP servis sağlayıcınızdan gelen mail modifikasyonlarını okuyarak sorumluların login olması için bir iş akışı başlatan bileşendir.
  • KEP Bağlantı Süreci: Bu süreç KPAS tarafından manuel olarak veya kendilerine gelen süreç adımından ilerletilir. Süreç adımında KPAS’nin NES imzasını kullanarak KEP sistemine login olması ve gelen mail mesajları ile kanıtlarının sisteme otomatik yüklenmesi sağlanır.
  • Gelen KEP mesajı takip süreci: Bu süreç bağlantı sürecinde login olarak alınan mesajların kurum içerisinde takibini sağlar. Bu süreçte gelen mesajlar gerekli onaylardan geçirilebilir ve cevap hazırlandıktan sonra onaya sunulabilir, avukat veya danışman görüşü alınabilir ve gönderen veya farklı kep adresine gönderilebilir. Tüm bu işlemler raporlanır ve KepFlow entegrasyonu sayesinde KEP sağlayıcı portaline gitmenize gerek kalmadan yapılır.
  • KEP mesaj gönderim süreci: KEP portal’e gönderilen mesajların onaylardan geçirilmesini, imzalı ekler eklenmesini sağlayan süreçtir. Yukarıda olduğu gibi yine tüm bu işlemler raporlanır ve KepFlow entegrasyonu sayesinde KEP sağlayıcı portaline gitmenize gerek kalmadan yapılır.
  • KepFlow Raporları: KepFlow raporları gelen ve gönderilen mesajları, verilen onayları ve kanıtlarınızı takip etmenizi sağlar.

Tüm süreçler kurumunuzdaki diğer süreçleriniz ile entegre edilebilir.

sekil1

Şekil 1. Teknik Mimari

1. Tanımlar

KEP : Kayıtlı Elektronik Posta
KPA : Kayıtlı Elektronik Posta Adresi
KPAS : Kayıtlı Elektronik Posta Adresi Sorumlusu
KEPHS : Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcısı
NES : Nitelikli Elektronik Sertifika
E-IMZA : Elektronik İmza
M-IMZA : Mobil İmza (Mobil operatör servisi ile Elektronik İmza)

2. Roller

İşlem Yetkilisi: KEP iletilerinin kontrol etmek ve dağıtmak ile sorumlu kişidir. Kuruluşa göre bir kişi veya birden fazla kişi olabilir. E-imza veya Mobil imza sertifikasına sahip olması gerekir. İşlem Yetkilisi aynı zamanda Kayıtlı Posta Adresi Sorumlusu (KPAS) olarak anılacaktır.

Cevap Sorumlusu: KEP iletilerine cevap hazırlamak ile sorumlu kişidir. Konuya ve/veya gönderilecek kuruma göre kuruluştan adına kayıtlı kişilerden biri seçilir.

Bilgilendirilecekler: KEP ileti konusu ile ilgili olacak kişileri ifade eder. Sistemde kuruluş adına yetkili kişiler arasından istenen kişiler seçilir.

İmzacılar: Gönderilecek cevapları imzalama yetkisine sahip kişidir. Genellikle kuruluş imza yetkisine sahip kişiler seçilir. E-imza veya Mobil imza sertifikasına sahip olması gerekir.

Kuruluş Sistem Yetkilisi: Kuruluş adına KEP sisteminde gerekli sistem tanımlarını (kullanıcı ve rollerini tanımlama, kuruluş KEP adreslerini belirleme vb.) yapan kişidir.

sekil2

Şekil 2. Örnek Akış Diyagramı

3. Uygulamanın Genel Özelikleri

  • KEP iletilerinin alınması (KEPHS sisteminden otomatik veya manuel)
  • KEP iletisinin forma eklenmesi ve sürece dâhil edilmesi
  • Cevap Sorumlusuna yönlendirilmesi
  • Bilgilendirileceklere yönlendirilmesi
  • KEP iletisinin cevaplanması
  • Yeni KEP iletisi oluşturması ve istenen KEP adreslerine gönderilmesi
  • KEP adresleri için adres defteri oluşturulması
  • KEP ileti ve kanıt mesajlarının saklanması
Hızlı Başvuru Formu