IT için BPM Uygulamalarının Önemi

13.09.2018 / Emir Bora Turan

IT bugünlerde çok övgü alıyor – ve her yıl teknolojiye ve dönüşüme ayrılan bütçe daha da artırılıyor. IT’yi bu kadar önemli yapan durum: karmaşık sorunlara sürdürülebilir çözümler sunması ve uçtan uca sınırsız çok hızlı scale olabilecek ortamlar oluşturması.

Akordiyon gibi küçültüp büyütebiliriz.

Bütün bunların ötesinde, BT, gider kaynağı olmaktan çıkıp CIO’ların stratejinin iç çemberinin bir parçası olarak kabul edilmesi için yönetim kurulunun en önemli koltuğunu da kazandı.

Dikkat edilmesi gereken konu: büyük güç, büyük sorumluluklar getirir. BT’nin yeni sorumluluğu sadece dönüşüm değil, iş birimlerinin işlerini doğru anlayarak verimsizliği kontrol almaktır. Her büyüklükteki kuruluşlar, dijital dönüşümün derinliklerine ve dijital uçurumun her yerine ulaşmaya çalışıyorlar.

Ve artık, iş süreçlerinin dijitalleşmesi önemli bir konu. Uzun bir süredir, iş süreçleri kendi başlarına, kâğıt formlar ve ofis iletişimi aracılığıyla kendi başlarına yönetilebiliyordu. Ancak e-postalar ve excel tabloları süreçlere tercih edildikçe, verimsizlikleri de artar. Manuel hatalar, sahiplik eksikliği, görünürlük veya sık sık geçici çözümler… İş süreçlerinin dijital çiftliğe yönlendirilmesi gerekir.

Peki, eğer IT bunu yapacaksa, nerede başlayacak?

İş Süreçleri Yönetimi.

İş Süreci Yönetimi Nedir?

İş süreci yönetimi veya BPM, işletme liderlerinin bir şirketteki tüm iş süreçlerini oluşturmak, düzenlemek ve yönetmek için en iyi pratikleri kullanmasına yardımcı olan bir yöntemdir. Bir iş süreci verileri tutmak için bir form, farklı yollardan geçecek veri için bir iş akışı, diğer sistemlerle entegrasyonlar, bildirimler, SLA, kural tabanlı yollar ve raporlar içerir.

IT, BPM’ye yabancı değil. BPM yazılımı uzun süredir ekosistemde bulunuyor, ancak büyük ölçüde yalnızca özel danışmanların, özel bir dil kullanarak, özel iş akışları oluşturmalarını gerektiren, özel yazılımlar alabilen büyük işletmeler tarafından kullanılmaktadır ve kullanılmaya devam ediliyor, ancak kısıtlı bütçeye sahip kuruluşlar ne yapacak?

EBIFlow masraf süreci videosunu izlemek için tıklayın.

BPM Dünyasının Bugünü

Biz EBIFlow olarak yaklaşık olarak 15 yıldır iş süreçleri otomasyonu üzerine çalışıyoruz. Uzun yıllar boyunca, BPM, son derece karmaşık ve kapsamlı iş süreçlerini oluşturmak için kullandık ve sadece büyük ölçekli şirketler tarafından tercih edildi.

Ancak sadece beş yıl içinde çok şey değişti.

Önceden, BPM ürünü alındığında ayrıca süreçler için tek tek çalışmak gerekirdi ve sadece on-premise bir çözüm olarak mevcuttu. Şimdi, hem bulut, hem ortak akıl ile standart süreçler bir norm.

BPM, BPMN 2,0 olarak adlandırılan özel bir gösterimle programlama yetenekleri gerektiren bir yapıdaydı ve şimdi bu yapıya sürükle ve bırak modülleri ile süreçlerin oluşturabilmesi sağlandı.

Daha önce, BPM’nin kullandığı maliyetler, platform ve danışmanların maliyeti nedeniyle birkaç yüz bin Türk Lirasını kolayca geçebilirdi. Şimdi, küçük bir şirket BPM platformunu 1000 TL / ay’dan daha az bir maliyetle kullanabilir.

Bulut çözümü için bize ulaşabilirsiniz.

Önceleri, sadece programcılar ve danışmanlar süreçler oluşturabilinirdi. Şimdi, teknoloji herkesin işlerini yönetebilmesi için yeterince basit.

Önemli Kazanımları

Küçük ve orta ölçekli kuruluşlar için de BPM evrimini konuşmuşken, bundan alabileceğiniz tüm avantajlara bakalım.

Otomatik İşlemler – Verileri manuel yönetmeye gerek yok. BPM ile formlar, hiçbir insan müdahalesi gerektirmeden süreçteki bir sonraki aşamaya geçebilirler.

Tutarlı Veri – BPM, sistemler arasında manuel veri aktarma ihtiyacını ortadan kaldırarak hataları azaltmanıza yardımcı olur.

Entegre Sistemler – BPM, süreç boyunca farklı veritabanları, ERP, Banka veya IK gibi sistemlerle entegre edebilir, böylece muhasebe, insan kaynakları ve satış sistemlerinin birbirlerinin sistemlerine erişmesi gerektiğinde koordine edebilirsiniz.

Dijital Analizler – BPM platformu, süreçlerin tıkandığı noktaları, adım tamamlama süreleri ve anlık takip gibi daha önce sahip olunmamış yeni veriler sağlar.

Gereksiz Uygulamaların Ortadan Kaldırılması – Her bölüm kendi yazılım çözümünü talep ettiğinde, IT için büyük bir iş yükü yaratır. Bir BPM platformuyla, her departman ihtiyaç duydukları süreci ek maliyet ve karmaşıklık yaratmadan oluşturabilirler.

Karmaşadan Kurtulma – Karmaşa netlik olmadığı zaman oluşur. Departmanlar kimin sorumlu olduğunu anlamaya çalışırken hem sinirlenirler hem zaman kaybederler. BPM herkes için sistemi, açık hale getirebilir.

Ama en iyisi…

Tüm bunlar IT için küçük çalışmalarla ile gerçekleşebilir. Dahası bu işlemler tamamen departman süreç sorumlularına da devredilebilir. İş yükünün dağıtılmış olması, süreçlerin canlı yaşayan dokümanının anlık sistemden alınabilmesi. Hem IT’yi karmaşadan kurtaracak hem de iş birimleri IT ye bağlı kalmadan kendi işlerini yönetebilecek ve bunu tek bir sistemden oluşturacak.

İş liderlerinin BPM sistemini nasıl kullanacakları konusunda wiki desteği ile hızlı bir şekilde eğitildikten sonra, basit otomatik uygulamalara yönelik taleplerini kendileri gerçekleştirebileceği anlamına geliyor.

Şöyle düşünelim, IT olarak kısıtlı bir bütçeniz ve zamanınız var. Departmanların yeni uygulama talepleri ile sizi sürekli sıkıştırıyorlar. Siz bu ihtiyaçlara cevap veremeyecek durumdasınız, her bir yeni uygulama yeni yetkinliklere ve bu da kişilere bağlı sistemleri tetikliyor. İzne çıkan çalışanlar sizi çok zorluyor, işten ayrılanlar kaosa sebep oluyor. İşte tam bu noktada biz BPM araçlarını öneriyoruz. Tek bir sistem, yönetimi bölümlere dağıtılabiliyor ve yaşayan dokümantasyonu ile kişiden bağımsız oryantasyon imkanı sağlıyor.

Olmazsa Olmaz BPM Özellikleri

BPM gereksinimleri ve güzel özelliklerine durduk peki kesinlikle dikkat etmeniz gereken olmazsa olmaz özellikler neler:

Wiki – Sürekli yenilen bir ansiklopedi ile tüm özelliklere ulaşabileceğiniz, standart entegrasyon ve özel çözümlerin olduğu bir ortam olmazsa olmaz olmalı.

Entegrasyon – Sistemin IK, CRM, ERP veya veri tabanlarına erişimi mümkün ve kolay olmalı aksi halde veri tutarlılığı size ayrıca yük getirebilir.

Sürükle bırak arayüz – Platform hala geliştiricilerin kod yazmasını gerektiriyorsa, sistem sizin için danışmanlık gereksinimi doğurur bu da ek maliyete dönüşebilir.

Zengin alan türü – Kullanıcılarınızın onay kutularını, açılır menüleri, kullanıcı alanlarını, anketleri, coğrafi konumları, ekleri, imzaları ve daha fazlasını oluşturmasını sağlaması gerekir.

Hızlı rotalar – Hiçbir iş akışı tam olarak aynı şekilde çalışmaz. Görevler ve saha görünürlüğü için koşulları ayarlamanızı sağlayan kolay bir içerik oluşturucu olmalı.

İzin ayarı – Veriler kişiye, gruba, departmana veya şirkete göre özel olarak tek bir tıklama ile kısıtlanabilmeli. IK sistemi entegre edilerek otomasyonu sağlanabilmeli.

Mobil uygulama – Süreçleri başlatmak, görüntülemek ve onaylamak son derece hızlı ve basit olmalı.

Single Sign-On – BT ekibi için, kullanıcı şifrelerini başka bir sistemde de yönetmek çok büyük bir iş yükü olmanın yanında kullanıcılar içinde yeni bir şifre ayrıca bir sorundur. Herkes için yükü hafiflemeli.

BPM ile IT

Şirketin büyük ya da kadar küçük olduğu veya süreçler ne kadar basit ya da karmaşık olursa olsun, hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak bir iş akışı çözümü vardır. IT, şirket ekiplerine büyük faydalar sunarken dijital dönüşüme doğru büyük bir sıçrama gerçekleştirecek mükemmel bir konumda. BPM, IT’den alacağı küçük eforlarla iş liderlerinin işbirliği ile olağanüstü büyük dönüşüm sağlayabilir.

Müşteri Görüşlerinden Bazıları

“EBIFlow uygulaması özellikle Seyahat talebi ve harcamaları yönetimi, Masraf takibi, SAP ile entegre Satın alma talebi onayları ve İK konularında bir milyondan fazla süreç kullanmamıza imkan vererek, Rusça ve İngilizce dil destekleriyle birlikte işimizi kolaylaştırmaktadır. Hem hızlı geliştirilebilir hem de raporlanabilir süreç tasarımı ile son kullanıcıdan gelen iş akışları yönetimi taleplerine hızlı cevap veriyoruz ve bu talepleri tek platformda toplayarak kontrol altında tutuyoruz. İK kullanıcı bilgileri ve organizasyonel ilişkiler sistemi ve SAP sistemimiz ile entegrasyonu sayesinde günlük güncel bilgilerle yönettiğimiz EBIFlow uygulaması, minimum manuel müdahale ile kullanılmaktadır. Mobil desteği, e-posta bildirimleri ve basit tasarımı, kolay kullanımı sayesinde süreç yönetiminde aksamalar yaşamamaktayız.” – Gökhan Ekşi – INTEMA, Bilgi Teknolojileri Yöneticisi

“EBIFlow uygulamasını öncelikle acentelerimizin taleplerini bize iletmelerini ve doğru birimlere yönlendirmek için kurguladık ve sürecimizi kısa bir sürede hayata geçirdik .Kolay ve esnek süreç tasarım aracı sayesinde iş birimlerinden gelen iş akışları taleplerini kolaylıkla yönetebiliyoruz. Esnek entegrasyon yapısı sayesinde mevcut mimarimiz içerisindeki sistemler ile kolay bir şekilde entegrasyonu sağlayabildik, bu işlemleri hazır servislerimizi kullanarak yapabildik. Uygulamayı acenteler portalimizin bir parçası gibi çalıştırıyoruz, böylece son kullanıcıların farklı bir ekran veya uygulama kullanmasına gerek kalmadan kullanıcı memnuniyeti arttırabildik. Özel olarak geliştirilmiş raporlar sayesinde verimliğimizi çok daha kolay ölçümleyebildik. Eczacıbaşı bilişime verdikleri destek ve profesyonel uzmanlık için teşekkür ederiz.” -Serkan Alp – Groupama Sigorta A.Ş., Web Uygulamaları ve İçerik Yönetimi Müdürü

EBIFlow ürününü incelemek için web sitemizi ziyaret edebilirsiniz.

 

Yazan: Sinan TECER (Eczacıbaşı Bilişim)