İş Birimlerinin İş Süreçlerini Dijitale Aktarırken Dikkat Etmesi Gereken Noktalar

C:\Users\sefa.yilmaz\Downloads\Motto_v2.jpg 10.03.2019 / Emir Bora Turan

Bir iş akışı sistemi, rutin iş süreçlerinin en yüksek verimlilik ile yürütülebilmesi, kuruluş iş süreçlerinin ve verilerinin dijital ortamda ilerletilmesi, saklanması ve izlenmesi için geliştirilmiş uygulamalardır.

Geleneksel iş süreçleri basılı formlar aracılığıyla elden taşınarak işletilir. Bu hem kâğıt israfına yol açmaktadır hem de süreçlerin takibini zorlaştırmaktadır. Bu karmaşa ve verimsizliği önlemenin yollarından en önemlisi süreçleri dijital ortama -doğru bir şekilde- aktarmaktır.

Son dönemde çokça karşılaştığımız kanban gibi, en basit agile uygulama yöntembilimi uygulayan uygulamalar, kendini iş akış yönetim aracı olarak tanıtabiliyor. Gerçek bir iş akışı uygulaması için, süreçleri dijitalleştirirken cevaplanması gereken konulara değineceğiz.

C:\Users\sefa.yilmaz\Downloads\Motto_v2.jpg

Süreç Sorumlusunun Belirlenmesi

Sürecin nasıl olması gerektiğinde son kararı verecek kişidir. Yeni özellikler, süreç eğitimi, yayılması ve kullanımı konusunda sorumludur. İş süreçleri yönetim sistemlerinde en kritik görevlerden biridir. Genellikle iş sürecini en iyi bilen, raporlayan ve süreç hakkında karar verici olan iş birimi çalışanı olur.

İş Akışı Diyagramı

Görselleştirmenin gücü üzerine konuşmamıza gerek yok sanırım. Grafik olarak akış kime gidecek, kimler onaylayacak uçtan uca çizilmelidir.

Akışların bazıları birbirini takip edebilir ancak bir birinden bağımsız yani birbirine bağımlı olmayan paralel akışlarda burada ayrıca belirtilmeli ve değerlendirmelidir.

Form Modelleme

Süreçte yer alan form ve ya formların bölüm ve alanların tek tek yazılması gereken bölümdür.

Alanları oluştururken aşağıdaki kurallara dikkat edilmelidir;

  1. Alanların tipi nasıl olmalı? (tarih, sayı, yazı, checkbox, listeden seçmeli)
  2. Çoklu ekleme olacak mı?
  3. Alanlar grafiksek görsel çizim alanı da göz önünde bulundurularak hangi adımlarda görünecek, değiştirilebilir olacak veya gizlenecek?

Rol Bazlı Erişim

Birçok iş akışı, sadece bazı kişilerin görmesi gereken hassas bilgiler içerir. Her İş Akışı Yönetim Sistemi, her kullanıcının görebileceği ve düzenleyebileceği formları özelleştirmenize izin vermelidir.

Süreci kim başlatacak, hangi kişiler onaylayıcı, hangi kişiler bilgilendirmede olacak sorularının yanıtlanması gerekmektedir.

Rol-Kullanıcı Delegasyonu

Bir rolde görev değişikliği olduğunda ve ya bir kişi işten ayrıldığında sürecin aksamaması için delegasyon tanımlarının da belirli olması gerekmektedir. Sürecin bu değişiklikleri yönetebileceği bir yapıda kurgulanması olası süreç hatalarının önüne geçecektir.

Bu yönetim parametre süreçleri dediğimiz yardımcı süreçler ile yönetilebilir. Parametre süreçlerinin de kim ya da kimler tarafından yönetilebileceği önceden planlanmalıdır.

Parametre Yönetimi

Süreç içerisinde yer alan parametrelerin statik değerler mi olacağı yoksa bir yardımcı süreç ile mi yönetileceği önceden belirlenmelidir. Parametre değişikliklerinde geliştiriciye ihtiyaç duyulmadan değişiklik gerçekleştirebilmelidir.

Farklı sistemlerle entegrasyonlar olacak ise bunun planlaması da süreç planlaması sırasında yapılmalıdır.

Süreç Raporları

Süreç çıktısı olarak bir rapor isteniyor mu, isteniyor ise hangi değerler raporda görülmek isteniyor sorusu İş Birimi tarafından yanıtlanmalıdır. Eğer mevcut rapor ile bu talep karşılanamıyor ise özel bir rapor geliştirilecek mi ya da harici bir rapor uygulaması kullanılacak mı soruları da yanıtlanmalıdır.

Rapor filtreleri belirlenmeli, rapor başlıkları tek tek belirtilmedir.

Yine aynı şekilde raporların da kimler tarafından görüntüleneceği belirlenmelidir.

SLA — Servis Süresi

İyi bir iş akışı yönetim sistemi, kuruluştaki tüm temel süreçler için tek adres olacaktır. Bu nedenle, iş akışı aracınız herhangi bir zamanda çalışan 30’dan fazla iş akışına sahip olabilir. Bunların hepsini bir gösterge tablosunda görüntülemeyi düşündüğünüzde, tüm görevlerinizde güncel kaldığınızdan emin olmanız için bir yol gerekir.

Akış tasarlanırken, adımlarda hatırlatma başlangıç süreleri, hatırlatmanın ne sıklıkla yapılması gerektiğinin belirlenmesi gerekmektedir.

Bir adım ne zaman zaman aşımına uğramalı veya yöneticisine delege edilmeli gibi konuların netleşmesi gerekmektedir.

Akış Karar Dallanmaları

Akış tasarlanırken eğer farklı dallanmalar olacak ise(fiyat veya rol gibi hangi parametreye bağlı olacağı) kuralların belirtilmesi gerekmektedir.

Entegrasyon

İş süreçleri sistemleri farklı uygulamalarla kolayca entegre olabilecek sistemlerdir. Bazen bir HUB görevi görürler. RPA uygulamaları, IOT ve Raporlama sistemleri, SAP gibi tüm diğer uygulamalardan veri alabilir veya gönderebilirler.

Yapılacak entegrasyonlar için mümkün ise her iki uygulamanın danışmanının birlikte hareket etmesi gerekmektedir. Entegrasyonlar iş süreçlerinde en çok hata alınan noktalardır. Bu nedenle kurgulanırken en çok hassasiyet gösterilmesi gereken alan olmalıdır.

Ayrıca mükerrer veri gönderimlerini önlemek için kurgunun bu konuları da önleyecek şekilde yapılması gerekmektedir.

Süreç Dokümanları

Süreçlerde doküman eklenmesi olmazsa olmazdır. Eklenen dokümanların akıbetinin de süreç kurgulanırken planlanması gerekmektedir. Dokümanlar versiyonlanacak mı? Nerede saklanacak? Kullanıcılar süreç sonlandıktan sonra dokümanlara nasıl erişecek gibi temel bir takım soruların yanıtlanması gerekmektedir.

İstisnai Durumlar

Süreçler tasarlanırken kuruluşlara özel olan istisnai durumlar da mutlaka göz önüne alınmalıdır. Örneğin; Yönetim Kurulu veya CEO, YKB gibi rollerde süreç nasıl davranmalı? Bu tip istisnai durumların önceden belirlenmesi daha sonra süreçlerin tekrar tekrar düzenlenmesinin önüne geçecektir. Ayrıca istenmeyen durumların da önüne geçecektir.

E-posta

E-posta ile gelecek bildirimlerde hangi bilgiler olacak. Hangi adımlarda ek bilgilendirmeler olacak sorularının cevaplanması gerekmektedir.

Sonuç

Dijital dönüşüm ve dönüşümün de değişimi her geçen zaman daha farklı boyutlara erişiyor. İş birimlerinin istekleri sürekli artıyor ve BT tek başına, sistemlere cevap verebilecek kadar büyüyemiyor. Dolayısı ile hepimizin bu dönüşümün yükünü paylaşmamız gerekiyor.

BT’nin projelere ayırdığı analiz süreleri proje süresinin neredeyse yarısını kapsıyor. Kaldı ki BT’nin süreç analizine dâhil olmadığı durumlarda ortaya çıkan projeler kullanılmayan sistemler yaratıyor.

İş süreçleri otomasyonu araçlarının en önemli getirisi de bu dönüşümde oyuna herkesi katabiliyor ve iş birimleri seviyesine inebiliyor olmasıdır.

İş süreçleri, teknolojinin doğru seçilmesinin yanında, kültür ve BT felsefesini de kapsadığından dolayı doğru çıktılar üretmek için bütünsel olarak iyileşmelere gidilmelidir.