Gösterge Işıklarının Gücünü Keşfedin

12.08.2016 / Neslihan Neşe Aldıkaçtı

Millennium Falcon’u uçururken Han Solo’nun önündeki kokpitten gözlerini alamadığını fark ettiniz mi? Geminin tasarımı ve yapımı asıl iş gibi görünse de asıl görevi uçmak… Uçmak ve ışık hızına ulaşabilmek için Han’ın komutasına ihtiyacı varken Han’ın da komuta edebilmesi için önündeki kokpite ihtiyacı var. Peki, ya gösterge paneli olmasaydı Millennium Falcon gerçekten tüm yaptıklarını başarabilir ve şu anki popülaritesine sahip olabilir miydi?

Bilimkurgudan çıkıp hayalinizdeki spor arabaya gelelim. Aracınızın siparişini verdiniz ama biraz aceleniz olduğu için özel yapım aracın hedef tarihini firmadan öne almasını istediniz. Teslim günü geldiğinde arabanızı almaya keyifli bir şekilde gittiniz ve o ne… Hayal ettiğinizden çok daha güzel herkesi kıskandıracak bir tasarımla karşınızda duruyor. Agresif hatları, kıpkırmızı görüntüsü ile yolları sarsacaksınız. İçindeki deri koltuklar ve iç tasarımındaki siyah döşeme üzerindeki parça parça kırmızı şeritler. Aman tanrım, inanılmaz bir heyecan. Daha fazla beklemeye gerek yok. Hemen aracınıza binip yollara çıkmak istiyorsunuz. Çünkü siz tam bir yarışçısınız. Aracın sağlamlığına da firma sonuna kadar kefil oluyor. İnanılmaz bir gün. Bugün ne sorun olabilir ki? Arabaya biniyorsunuz ve ilk şoku atlatamadan görevliye dönüp bakakalıyorsunuz. Soru sormanıza gerek yok, görevli sorunuzu zaten en başından beri bekliyordu ve de cevabı hazırdı: ”İstediğiniz gibi erken tarihe aracı yetiştirebilmek için ön panelin yapımını iptal ettik. Hız göstergesi ve devir sayacı yok. Yakıtı da görüntülemenize gerek yok, saatlerce gider bu araba…”

Hayalinizdeki bu aracı alır mıydınız? Tabii ki almazdınız. Sonuçta aracı kontrol edebilmek için bu göstergelere ihtiyacınız var. Peki, aynı durum projelerimiz için de geçerli değil mi? Hızınızı bilmeden frene mi gaza mı basabileceğinizi bilebilir misiniz? Ya da ne kadar hızlanıp yavaşlayacağınıza sezgisel mi karar vereceksiniz? Bu noktada temel görev eğer varsa Proje Yönetim Ofisi’ne yoksa da proje yöneticisinin kendisine düşer. Standartları belirlenen bir firmada iseniz her şey daha kolay. Ama eğer bulunduğunuz ortamda standartlar yok ise projelerinizde siz bunları kullanarak ne kadar önemli ve gerekli olduğunu ispatlayabilirsiniz. Bu bir nevi proje yöneticilik borcu.

Projelerin standart göstergeleri olmasına rağmen bu göstergelerin limitlerinin bir standardı yoktur. Limitlerin her firmanın kendi bünyesinde iç dinamiklerine ve şirket politikalarına göre şekillenmesi gerekir. Ayrıca firmanın takip ihtiyaçlarına göre standart dışında da göstergeler oluşturulabilir. Aslında en nihayetinde konu nereye gitmek istediğidir firmanın. Bu güzergâha göre takip etmek istediklerimizi belirlemeli ve her projede bunlara dikkat edilmeli. Özetle bu noktada firmanın yapısına uygun olarak adapte edilmiş proje yönetim standartlarından faydalanılarak firmanın politikalarına uygun göstergeler ve bu göstergelerin limitleri belirlenmelidir.

Yazının başından itibaren kokpit dedik. Peki, standart gözle baktığımızda bizim proje kokpitimizde hangi göstergeler olmalı ve bunları nasıl değerlendirmeliyiz?

Zaman Göstergesi: Göstergeler arasında önem derecesine göre bir sıralama yapacak olsak ilk sırada zaman göstergesi gelir. İş disiplini sağlayabilmek açısından projelerinizin başlangıç ve bitiş zamanını bilmeniz ve takip etmeniz hayati önem taşır.

Maliyet Göstergesi: Boşa mı emek harcıyoruz, etkinliğimiz mi düşük, şu anki gerçekliğimiz ne noktasında maliyet göstergesi en kritik göstergelerden ikinci sırayı alır. Hakkını yemeyelim, zaman göstergesi ile liderlik yarışındadır diyelim. Bu gösterge mevcut durumu görüp nedenini tespit edip sorunları giderme noktasında oldukça kritiktir. Çünkü planlananın üzerinde maliyet bir yerlerde hata olduğunun en önemli habercisidir.

Efor Göstergesi: Efor göstergeleri projenin performansının kişi/bölüm bazlı görüntüleme açısından oldukça önemlidir. Eğer bir kişide/bölümde tıkanan bir iş varsa önlem aksiyonları daha özellikli noktalara göre belirlenebilir ve daha sonraki projeler için bu kritik durum göz önünde tutulur. Ayrıca efor takibi ile projedeki aktivitelerin ortalama zamanları ölçülür. Böylece sonraki projelerin daha doğru tahmini için daha sağlıklı girdilere sahip olunur. Farklı açıdan da kişi/bölüm ödüllendirmeleri için bu takip kritik değer taşır.

Kapsam Kayması: Sürekli değişen bir kapsam ya da kötü tanılanmış kapsam bir projenin sonu olabilir. Kötü kapsam tanımı; iyi bir proje planının, efor planının ve süreçlerin iyi yönetiminin getirdiği tüm faydaların görülmesi engeller. Siz projeyi ne kadar iyi yönetirseniz yönetin, herkes sonucunda başarısız bir proje hatırlayacaktır.

Unutmayalım, deneyimli bir proje yöneticisi göstergelerin sadece bir proje performans yönetimi aracı olmadığını, aynı zamanda bir motivasyon aracı olduğunu bilir. Tüm ekipler için, ortak bir amaç için bir araya geldiklerinde bireysel katkılarının objektif olarak fark edildiğini görmek motive edici bir durumdur. Ekipler arasındaki rekabet, teşvik ve ödüller projenin ivmesini arttıracaktır. Sayısal göstergelerin objektif olması adalet hissini de getireceğinden bir süre sonra emin olun ki rakamları sadece proje yöneticileri değil, ekip üyeleri de takip edecektir.