BPM ile Kargaşa Yönetimi

19.06.2018 / Emir Bora Turan

Farkında olduğumuz veya artık alışkanlıklara dönüştüğü için farklı şekillerde yürüyen ama çalışan değişikliklerinde büyük sorunlara sebep olan onlarca iş süreçlerimiz var. Sistemin kişiye bağlılığını azaltmak, görselleştirerek şeffaflığı ve kaliteyi arttırmak, aynı zamanda bunu BPM otomasyon uygulamaları ile sistem ile takip etmek anlık ölçümlemeler yaparak sistemi iyileştirmek kritik önem taşıyor.

BPM araçları süreçleri orkestra edecek dijital dönüşüm ve iş iyileştirmelerin önemli yer taşıyor, ancak dikkat edilmesi gereken çok önemli noktalar var.

BPM sistemlerinde hazır süreçler veya iç süreçleri tasarlayan analistler süreçlerin nasıl olmasına karar verirken hayal gücünün sınırlarını zorlayabiliyorlar ve işin en tehlikeli bölümü de, bu gibi esnek isteklere geliştirme araçlarının izin vermesi.

Analistler, iş süreçleri sahiplerinin isteklerini uygulama konusunda mutlaka standart yapıları referans alarak ilerlemeli.

Diğer konu, sistemin değişikliklere cevap verme hızı diğer uygulamalara göre daha hızlı olduğu ve Low-Code/No-Code prensipleri çerçevesinde teknik bilgi gerektirmeden yapılabilecek değişiklikleri herhangi bir çalışanın uygulayabilme potansiyeli yüksek olduğu için isteklere standart dışı yöntemlerle cevap verilebiliyor. Her ne kadar canlı dokümantasyon bu işi çözümlese bile sistemin sağlıklı ilerlemesi için standart prosedürlerin uygulanması önemli.

Analistler veya süreç sahipleri, sisteme müdahale ederken, değişikliklerini standart plan ve geliştirme döngüsü kalite çerçevesinde ilerletme konusunda keskin olmalı.

Zaman içerisinde büyüyecek ve her bir süreç birer ürüne dönüşeceği için standart yaklaşım önem taşıyor.

Çarşıdan aldım bir tane eve geldim 1000 tane.

Birçok şirketin ortalama 40 adet aktif süreci BPM araçları ile tek bir noktadan kontrol edilebilir hale getirilebilir, diğer bir ifade ile 40 farklı ürün yerine tek bir ürünle şirket sürecine özel ürünü tasarlayabilir. Bilgi sistem yöneticileri için bulunmaz bir yaklaşım olan bu yapı eğer süreç sahiplerine işler paylaştırılmaz ise bir başka kaosa dönüşebilir.

Her bir süreç için mutlaka bir süreç sahibi ve o süreç içerisindeki yönetilmesi gereken alanlarında yine süreç sahibi tarafından yönetebiliyor veya otomasyona sokuluyor olması gerekiyor. IT tarafı sadece sistemin bu şekilde çalışıyor olduğunu kontrol etmeli. Kolektif çalışmak hem süreç sahiplerinin işlerini hem sistemi hem de IT tarafını rahatlatacak.

Görev dağılımı ve sorumlulukların maksimum seviyede dağıtılıyor olması gerekli.

Agile çalışma metodolojisine ve sürekli iyileşmeye inandığımız için sistemin bu yapıya uygunluğunun yanında sürekli iyileşme kültürünün de kullanılan ortamda benimsenmesi gerekmekte. Ayakların aktif çalışması, mail yerine yüz yüze iletişime çoğu zaman tıkanık işlerin önünü açıyor.

Her şeyden önemlisi, biz bilişim çalışanları ve süreç sahipleri olarak yarattığımız değerin farkında olup, çıkardığımız işten keyif almalıyız. Bu keyif bizim her daim yüce emeller peşinde koşup, sürekli iyileşme sağlamamıza olanak sağlanacak.

Yazan: Sinan TECER (Eczacıbaşı Bilişim)